Lexware Office
Erfahre hier wie du deine Lexware Office Belegdaten in Adam als aggregierte Profitabilitäts-Analyse abbildest.
Lexware Office Account verknüpfen
Um deinen Lexware Office Account zu verknüpfen gehe wie folgt vor:
Klicke im Adam Hauptmenü unter "Administration" auf "Integrationen".
Wähle Lexware Office als Verknüpfung aus und klicke auf "Lexware Office Account verknüpfen". Du wirst nun auf die Lexware Office Plattform weitergeleitet.
Logge dich in Lexware Office ein und klicke "Zugriff erlauben" um die Adam Authorisierungsanfrage zu bestätigen.
Du wirst nun auf die Adam Plattform weitergeleitet und dein Lexware Office Account ist erfolgreich verknüpft.
Lexware Office Daten importieren
Nachdem die Verknüpfung deines Lexware Office Accounts mit Adam erfolgreich hergestellt ist, kannst du deine Lexware Office Belege beliebig oft mit Adam importieren. Gehe hierzu wie folgt vor:
Klicke im Hauptmenü unter "Datenimport" auf "Belegdaten importieren"
Wähle den gewünschten Zeitraum für die Synchronisation aus. Wenn du den gesamten Zeitraum von Wirtschaftsjahresbeginn bis zum ausgewählten Monat importieren willst, aktiviere das Kontrollkästchen neben „Alle Belege seit Beginn des Wirtschaftsjahres berücksichtigen“.
Klicke auf "Belege importieren"
Klicke auf "Daten überprüfen & importieren"
Wenn du das erste Mal oder nach langer Zeit erneut synchronisierst bekommst du folgende Meldung:
Nach ein paar Minuten ist die Synchronisierung abgeschlossen und du kannst dir die aktualisierte Analyse für die Profitabilität ansehen oder weitere Belege importieren.
Automatischer täglicher Import
Es besteht die Möglichkeit, dass Adam jede Nacht für dich die aktuellsten Daten aus Lexware Office importiert. Diese Option kannst du unter Integrationen einstellen. Hierzu einfach den Schalter "Automatischer täglicher Import" aktivieren.
Eventuell besteht die Möglichkeit, dass du nach dem nächsten Login in Adam die Synchronisation fertigstellen musst, weil Kategorien nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
Hierzu musst du einfach in dem gelben Banner auf "hier" klicken.
Mittels klick auf "hier" landest du auf der "Zuordnung Beleg-Kategorien" Seite. Hier kannst du die Zuordnungen überprüfen und gegebenenfalls ändern. Mit einem Klick auf "speichern" werden deine Mappings gespeichert.
Probleme beim Import
Sollte es vorkommen, dass der Import nicht problemlos funktioniert wird folgende Meldung angezeigt:
Mittels Klick auf "Synchronisierung erneut durchführen" kannst du die Synchronisation erneut starten.
Analyse-Logik
Adam erstellt aus den Rechnungen und Belege in Lexware Office eine aggregierte Profitabilitäts-Analyse. Die Analyse wird aus folgenden Datenfeldern abgeleitet:
| Analyse-Logik in Adam | Datenfeld in Lexware Office |
|---|---|
| Umsätze und Kosten | Nettobeträge der Rechnungen und Belege |
| Zuordnung zu Berichtsmonat | Belegdatum |
| Zuordnung Rechnungen zu Kennzahlen | Positionen der Rechnungen |
| Zuordnung Belege zu Kennzahlen | Kategorien der Belege |
Zuordnung der Belegdaten
Die Zuordnung der Lexware Office Belegdaten zu den Adam Kennzahlen erfolgt nach folgender Logik.
Kategorien der Belege zuordnen: Für Belege erfolgt die Zuordnung auf Basis der vergebenen Kategorien. Alle Lexware Office Standardkategorien werden automatisiert zugeordnet. Dies gilt für Einnahmen und Ausgaben. Die Zuordnung der (Netto-) Umsätze und Kosten zu Kunden und Lieferanten erfolgt automatisch.
Positionen der Rechnungen: Für Rechnungen erfolgt das Mapping anhand der in Lexware Office vergebenen Rechnungspositionen. Jede Rechnungsposition wird in Adam als eigene Umsatzkategorie übernommen.
info
Es werden ausschließlich verfügbare Rechnungen und Belege von Lexware Office importiert. Aus diesem Grund können ausschließlich Kategorien der Gewinn- und Verlustrechnung verarbeitet werden. Belegpositionen mit Bilanzkategorien oder sonstigen Kategorien werden nicht berücksichtigt.
Die Auswertung für den Umsatz pro Kunde kannst du im Detailbericht Kunden einsehen.
Die Auswertung für die Kosten pro Lieferant kannst du im Detailbericht Lieferanten einsehen.
Zuordnung bearbeiten
Die Zuordnung der Lexware Office Kategorien zu Adam Kennzahlen kann auch bearbeitet werden.
Klicke im Administrations-Bereich auf „Zuordnung Beleg-Kategorien". Die Ansicht zeigt die Zuordnung aller importierten Belegkategorien zu den Adam Kennzahlen.
Über das Drop-Down Fenster bei den Adam Kennzahlen kannst du die Zuordnung bearbeiten.
- Mittels Klick auf "Speichern" werden die Daten im Analyse Bereich aktualisiert
Kategorien ignorieren
Falls du Belegkategorieren oder Tags nicht importieren willst, aktiviere das Kontrollkästchen neben „Kategorie ignorieren“.
Klicke im Administrations-Bereich auf „Zuordnung Beleg-Kategorien".
Aktiviere das Kontrollkästchen „Kategorie ignorieren“.
- Mittels Klick auf "Speichern" werden die Daten im Analyse Bereich aktualisiert
Rechnungen/Belege im Status „Entwurf“
Rechnungen/Belege im Status „Entwurf“ werden für die Analyse nicht berücksichtigt.
Behandlung verschiedener Rechnungstypen
Je nach Rechnungstyp in Lexware Office werden unterschiedliche Berechnungen in Adam angestoßen:
| Rechnungstyp in Lexware Office | Analyse-Logik in Adam |
|---|---|
| Rechnungskorrektur | Negative Erträge |
| Serienrechnnung | Erträge gemäß Serienzeitraum (z.B.: monatlich) |
| Abschlagsrechnung | Erträge |
| Ausgabenminderung | Negative Kosten |
| Einnahmenminderung | Negative Erträge |
Weitere Daten manuell erfassen
Zusätzlich zu den Lexware Office Daten können weitere Daten manuell erfasst werden. Das Vorgehen dazu ist hier beschrieben: Manuelle Dateneingabe
Ergänzung mit Lexware Office Buchhaltung
Zusätzlich zum Import der Belegdaten aus Lexware Office, kannst du auch die Lexware Office Buchhaltungsdaten in Adam importieren. Die Lexware Office Buchhaltung wird dir als zusätzliche Datenquelle angezeigt. Es erfolgt jedoch kein automatisierter Abgleich der Lexware Office Belegdaten mit den Lexware Office Buchhaltungsdaten.
Mehr Infos zum Import der Lexware Office Buchhaltungsdaten findest du hier: Lexware Office Buchhaltung
Verknüpfung aktualisieren
In manchen Fällen kann es sein, dass deine Lexware Office Verknüpfung nicht mehr gültig ist und eine neue Verknüpfung hergestellt werden muss. Du erhältst dann auf der "Belegdaten importieren" Seite folgende Meldung.
Diese Information wird dir auch auf der "Integrationen" Seite angezeigt:
Mittels Klick auf "Bitte stelle hier deine Verknüpfung mit Lexware Office wieder her" bzw. auf "Verknüpfung wiederherstellen" kannst du dich erneut verbinden. Diene Zuordnungen bleiben in diesem Fall unverändert.
Verknüpfung trennen
Du kannst die Verknüpfung zu Lexware Office jederzeit trennen und auch wiederherstellen. Gehe zur Trennung der Verknüpfung wie folgt vor:
Klicke im Adam Hauptmenü unter "Administration" auf "Integrationen".
Klicke im Lexware Office-Bereich auf "Verknüpfung trennen" und bestätige die Info-Meldung.
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Die bereits importierten Daten bleiben in der Analyse sichtbar. Wenn du alle importierten Daten von Lexware Office löschen möchtest, wende dich bitte an deinen Sparringspartner.