Mögliche Fehlerquellen beim Import

Damit der Import deiner Buchhaltungsdaten in Adam reibungslos funktioniert, müssen drei Dinge zusammenpassen: das Dateiformat, die Einstellungen deines Wirtschaftsjahres und der Aufbau der Datei, die du aus deinem Buchhaltungssystem exportierst. Die meisten Importfehler lassen sich einer dieser drei Ebenen zuordnen. Bei den häufigsten Ursachen nennt Adam den Grund direkt in der Fehlermeldung – im Upload-Assistenten unter dem Hochladen-Schritt und in den Details des fehlgeschlagenen Imports in der Importhistorie. Steht dort eine konkrete Meldung, folge zuerst dieser. Erscheint dagegen der allgemeine Hinweis, dass die Datei nicht verarbeitet werden konnte, hilft dir die folgende Schnelldiagnose weiter. 

Schnelldiagnose

1. Falsches Dateiformat

• Erlaubte Formate: Deine Saldenliste muss im Format *.csv oder *.xlsx vorliegen. Andere Formate wie *.pdf, *.ods oder *.xls (ältere Excel-Version) werden nicht unterstützt.
• GDPdU-Daten: GDPdU-Exporte lädst du als *.zip-Archiv hoch. Entpacke das Archiv vorher nicht und füge keine Dateien hinzu – Adam erwartet die Struktur, wie sie dein Buchhaltungssystem exportiert hat.
• Mehrfach verpackte Archive: Steckt das GDPdU-Archiv in einem weiteren .zip, entpackt Adam die äußere Hülle automatisch – du musst nichts tun, der Import läuft normal weiter. Ist das Archiv jedoch mehr als eine Ebene tief verpackt (.zip in *.zip in *.zip), bricht der Import ab und Adam weist dich darauf hin. Lade den GDPdU-Export in diesem Fall direkt als *.zip hoch, ohne zusätzliche Verpackung. 
• Nicht jeder Export deiner Steuerberatung passt: Buchhaltungssysteme bieten oft mehrere Exportvarianten an. Kläre mit deiner Steuerberatung, welchen Export Adam für dein System benötigt, bevor du ihn anforderst. Die Anforderungen je System findest du in den Artikeln unter Buchhaltungstools. 
• Dateien fehlen im Export: Enthält das Archiv nicht alle Dateien, die Adam für das eingestellte Buchhaltungssystem benötigt, schlägt der Import fehl. Die Fehlermeldung listet dir die fehlenden Dateien namentlich auf und verlinkt direkt den Artikel, der den passenden Export für dein System beschreibt. Typische Ursache ist ein zu klein gewählter Exportumfang – fordere den Export mit den genannten Dateien erneut bei deiner Steuerberatung an. 
• Passwortgeschützt: Die Datei darf nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt sein. Adam kann eine geschützte Datei nicht öffnen und der Import bricht ab. Entferne den Schutz vor dem Hochladen: in Excel unter Datei → Informationen → Arbeitsmappe schützen bzw. beim Speichern unter Extras → Allgemeine Optionen, indem du das Kennwort löschst. Bei einem verschlüsselten *.zip meldet Adam ausdrücklich, dass das Archiv verschlüsselt ist und du ein unverschlüsseltes Archiv hochladen musst. Erhältst du die Datei passwortgeschützt von deiner Steuerberatung, bitte um einen Export ohne Schutz. 
• Tipp: Wenn du eine Datei in einem anderen Format hast, kannst du sie in Excel oder Google Sheets öffnen und dort als *.xlsx oder *.csv exportieren.

2. Falsche Berichtsperiode gewählt

• Was ist die Berichtsperiode? Die Berichtsperiode bezeichnet den Monat, bis zu dem deine Zahlen reichen. Sie muss mit dem letzten enthaltenen Monat in deiner Saldenliste übereinstimmen.
• Beispiel: Deine Datei enthält Buchhaltungsdaten bis einschließlich September – dann muss September als Berichtsperiode ausgewählt werden. Wählst du stattdessen Oktober oder August, führt das zu Importfehlern oder unvollständigen Daten.

3. Wirtschaftsjahr fehlt oder ist falsch angelegt

• Jahr nicht auswählbar: Wenn du im Import das gewünschte Jahr nicht auswählen kannst, ist das Wirtschaftsjahr in Adam noch nicht angelegt. Lege es unter Administration → Wirtschaftsjahre an, danach steht es im Import zur Verfügung.
• Abweichende oder verkürzte Wirtschaftsjahre: Umstellungen wie ein Rumpfgeschäftsjahr (z. B. 01.01.–31.01.) oder ein vom Kalenderjahr abweichender Jahresbeginn müssen im Wirtschaftsjahr korrekt hinterlegt sein. Passt der Zeitraum nicht zu deiner Datei, schlägt der Import fehl oder ordnet Monate falsch zu. Melde dich in diesem Fall beim Support – wir richten die Umstellung gemeinsam mit dir ein.
• Eröffnungsbilanz: Damit die Eröffnungsbilanz eines Jahres stimmt, muss das Vorjahr vollständig und final importiert sein. Werden Vorjahresdaten nachträglich korrigiert, importiere das Vorjahr erneut, bevor du das Folgejahr prüfst.

4. Falsches Importformat in der Administration eingestellt

Unter Administration → Wirtschaftsjahre legst du fest, welches Buchhaltungssystem und welches Importformat du nutzt. Diese Einstellung entscheidet, wie Adam deine Datei liest.

• Format wechseln: Wenn du von Saldenlisten auf GDPdU-Daten umstellst (oder umgekehrt), musst du das Importformat vorher umstellen. Lädst du eine GDPdU-Datei hoch, während noch das Saldenlisten-Format eingestellt ist, kann Adam die Datei nicht lesen.
• Buchhaltungssystem gewechselt: Wechselt dein Unternehmen das Buchhaltungssystem, etwa von DATEV auf BMD, musst du das System in Adam umstellen und den Export im neuen System entsprechend einrichten. 

Die Einstellungen sind im Detail im Artikel Import der Buchhaltungsdaten konfigurieren beschrieben.

5. Kontenrahmen und Kontenlänge passen nicht

• Kontenlänge geändert: Stellt deine Steuerberatung die Sachkonten um, zum Beispiel von vier- auf fünfstellige Konten, passt die in Adam hinterlegte Kontenlänge nicht mehr zur Datei. Typisches Symptom: Der Import läuft scheinbar durch, es werden aber keine oder nur unvollständige Daten angezeigt. Hinterlege in diesem Fall unter Administration → Wirtschaftsjahre die Nummer eines Umsatzkontos in der neuen Länge.
• Falscher Kontenrahmen: Ein falsch gewählter Kontenrahmen (SKR-03, SKR-04, SKR-49 oder AT-Standard) führt dazu, dass Adam Umsatz- und Aufwandskonten nicht korrekt erkennt.
• Neue Konten: Konten, die deine Buchhaltung neu anlegt. Prüfe nach dem Import unter Administration → Analyse-Struktur, ob alle Konten zugeordnet sind.

6. Aufbau der Saldenliste

Selbst bei richtigem Format kann der Inhalt der Datei den Import verhindern.

• Kumulierte Jahreswerte: Manche Systeme liefern Jahresübersichten mit aufsummierten Werten pro Konto. Adam benötigt monatsbezogene Werte, um eine Zeitreihe aufzubauen. Eine reine Jahresübersicht kann daher nicht verarbeitet werden.
• Manuell bearbeitete Dateien: Änderst du Spalten, Datumsangaben oder Kopfzeilen nachträglich in Excel, weicht die Struktur vom erwarteten Aufbau ab und der Import bricht ab. Lade die Datei möglichst unverändert hoch. Musst du Buchungen korrigieren, tue das im Buchhaltungssystem und exportiere neu.
• BMD: Spalte „Kontoklasse" fehlt. Prüfe bei BMD-Saldenlisten vor dem Upload, ob alle erwarteten Spalten enthalten sind – insbesondere die Spalte „Kontoklasse" nach Firma und FIBU sowie vor KontoNr und Kontobezeichnung. Fehlt sie, kann Adam die Datei nicht verarbeiten. In diesem Fall genügt es, die Spalte an der richtigen Position leer einzufügen und die Datei erneut hochzuladen – der Import läuft dann durch. 

7. Import bleibt hängen oder lädt endlos

Bleibt die Meldung „Buchhaltungsdaten werden importiert…" dauerhaft stehen, gehe so vor:

• Lade die Seite neu und prüfe, ob die Daten trotzdem angekommen sind. Sieh dazu in einem Bericht nach, ob der letzte Monat deiner Datei enthalten ist. Zusätzlich kannst du in der Analyse auch beim Uhrzeiger-Symbol immer kontrollieren, wann die letzten Daten hochgeladen bzw. aktualisiert wurden. Bei erfolgreichem Import sollte hier "Letzte Datenaktualisierung: vor ein paar Sekunden" bzw. vor ein paar Minuten stehen.
• Brich einen laufenden Import nicht mehrmals ab und starte ihn nicht parallel in mehreren Tabs – das kann zu unvollständigen Datenbeständen führen.
• Große GDPdU-Archive und Jahresimporte brauchen länger. Bleibt der Import dennoch nach mehreren Minuten stehen, melde dich beim Support und schicke die Datei mit.

8. Probleme mit Integrationen

Nutzt du eine Integration statt eines Datei-Uploads, liegen Fehler meist in der Verbindung oder in der Kategorienzuordnung.

• Verbindung wird nicht gespeichert: Wirst du nach der Anmeldung beim Buchhaltungstool zurück auf das Dashboard geleitet, ohne dass die Verknüpfung erscheint, war die Autorisierung nicht erfolgreich. Versuche es erneut in einem Browserfenster ohne aktive Werbe- oder Skriptblocker und achte darauf, die Freigabe im Buchhaltungstool zu bestätigen.
• Datenaktualisierung liegt lange zurück: Zeigt Adam eine alte letzte Aktualisierung an, ist die Verbindung unterbrochen. Verknüpfe den Account neu.
• Neue Kategorien nach der Synchronisation: Legst du in deinem Buchhaltungstool neue Kategorien an, sind diese in Adam zunächst nicht zugeordnet und erscheinen nicht in den Berichten. Adam weist dich im Dashboard darauf hin – ordne die neuen Kategorien anschließend unter Administration zu.
• Falsche Zuordnung korrigieren: Eine versehentlich falsch zugeordnete Kategorie kannst du jederzeit wieder verschieben. Prüfe die Zuordnung nach jeder Änderung im Bericht.
• Mehrere Mandanten: Achte darauf, dass jeder Mandant mit dem richtigen Account im Buchhaltungstool verknüpft ist. Eine falsche Verknüpfung führt dazu, dass Daten des falschen Unternehmens importiert werden.

Wie du eine Integration einrichtest, liest du unter So richtest du eine Integration in Adam ein.

9. DATEVconnect: Import wird abgewiesen

Importierst du über die DATEVconnect-Schnittstelle statt per Datei-Upload, liegt die häufigste Ursache nicht in Adam, sondern auf DATEV-Seite.

• Berechtigungen noch nicht freigegeben: Sind die Berechtigungen für den Mandanten in DATEV noch nicht erteilt, weist DATEV die Anfrage ab und der Import schlägt fehl. Adam zeigt dir dann den Hinweis, dass die nötigen DATEV-Berechtigungen zuerst freigegeben werden müssen. Die Freigabe kannst du nicht selbst erteilen – wende dich dafür an deine Steuerberatung. Sobald die Berechtigungen vorliegen, starte den Import erneut.
• Einrichtung noch nicht abgeschlossen: Die Schnittstelle muss einmalig gemeinsam mit deiner Steuerberatung eingerichtet werden, inklusive Vertragsfreigabe und technischer Einrichtung. Läuft der erste Import ins Leere, prüfe zuerst, ob dieser Prozess vollständig durchlaufen wurde.

Den gesamten Ablauf beschreibt der Artikel DATEVconnect Schnittstelle: Einrichtung aus Kundenperspektive.

10. Import erfolgreich, aber die Zahlen wirken falsch

Nicht jeder Importfehler zeigt sich als Fehlermeldung. Prüfe in diesem Fall:

• Eigenkapital und Bilanz: Weicht das Eigenkapital vom Jahresabschluss ab, fehlen meist Vorjahresdaten oder Abschlussbuchungen. Prüfe, ob das Vorjahr vollständig importiert ist.
• Nicht zugeordnete Konten: Konten ohne Zuordnung in der Analyse-Struktur erscheinen nicht in den Berichten. Die Summe in Adam ist dann niedriger als in der Saldenliste. Gehe zu Administration → Analyse-Struktur bearbeiten: Konten und Kategorien, die keiner Kennzahl zugewiesen sind, findest du dort oben in der Tabelle „Nicht zugeordnet". Wie du sie einer Kennzahl zuweist oder eine bestehende Zuordnung wieder entfernst, ist im Artikel Konten und Kategorien verwalten beschrieben. Einen Überblick über die Ansicht selbst gibt Analyse-Struktur bearbeiten. 
• Abweichendes Leistungsdatum: Bucht dein Unternehmen mit abweichendem Leistungsdatum, können Umsätze periodenverschoben erscheinen. Melde dich beim Support, damit wir die passende Vorgehensweise für dein Buchhaltungssystem klären.

Wenn nichts hilft: das braucht der Support von dir

Damit wir schnell helfen können, schicke uns bitte gleich mit:

• Die Datei, die du hochladen wolltest (unverändert)
• Einen Screenshot der Fehlermeldung
• Name des Accounts bzw. Mandanten
• Betroffenes Wirtschaftsjahr und gewählte Berichtsperiode
• Dein Buchhaltungssystem und den verwendeten Exporttyp

Aktiviere zusätzlich den Supportzugriff auf deinen Account, damit wir das Problem direkt nachvollziehen können. Du erreichst uns unter support@myadam.io.