Monatliche Routine zur optimalen Adam Nutzung

Ablauf der Routine

1. Buchhaltungsdaten importieren

Importiere deine Buchhaltungsdaten vom Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum Ende des aktuellsten Monats aus deinem Buchhaltungssystem (z. B. DATEV, BMD, Lexoffice, SevDesk) nach Adam.

Vorgehen in Adam

1. Saldenliste, GDPdU-Export, etc. im Buchhaltungstool vom Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum Ende des aktuellsten Monats exportieren.
2. Im Adam Hauptmenü auf "Datenimport" → "Buchhaltungsdaten importieren" gehen.
3. Letzte verfügbare Berichtsperiode wählen und Datei hochladen.
4. Auf "Datei überprüfen"  und danach "Importieren"  klicken.

So stehen aktualisierte Ist-Zahlen im Analysebereich (Profitabilität, Liquidität, Bilanz) zur Verfügung.

Hinweis: Detailliertere Beschreibungen zum Export/Import findest du unter Datenimport in Adam

2. Profitabilität analysieren (GuV)

Überblick über Umsatz, Kosten und Ergebnis sowie Abweichungen zum Forecast.

Vorgehen in Adam

1. Im Adam Hauptmenü "Analyse "→ "Profitabilität" öffnen.
2. Dashboard Profitabilität ansehen (grafische Aufbereitung der wichtigsten Kennzahlen wie Erträge, Kosten, Ergebnis) → Sofern hier Plandaten verfügbar sind, in den "Berichteinstellungen" die Plandaten aus dem Forecast einblenden.
3. In die "Gewinn und Verlust"-Analyse (rechts neben Dashboard) wechseln und für den monatlichen Review in den „Berichteinstellungen“ folgende Einstellungen vornehmen:
   1. Berichtsperiode: Laufendes Wirtschaftsjahr, Einzelmonate
   2. Werttypen: Ist- und Forecast-Werte
   3. Abweichungen: Differenzen zu Ist und Forecast anzeigen (Ist-FC)
   4. %-Werte: Schalter umlegen, damit Spalte mit Anteilen am Gesamtumsatz eingeblendet werden
4. Abweichungsanalyse durchführen: Auffällige Abweichungen bei Umsatz, direkten Kosten, Personalkosten, Fixkosten analysieren und Gründe notieren (z.B. Preisänderungen, höheres Volumen, Einmaleffekte).

Durch die Analyse der Profitabilität des laufenden Wirtschaftsjahres und des zuletzt verfügbaren Monats erhältst du eine strukturierte Übersicht über die Entwicklung von Erträgen, Kosten und Ergebnispositionen und damit ein klares Bild der wirtschaftlichen Lage deines Unternehmens.
Die Gegenüberstellung von Ist- und Forecast-Werten macht wesentliche Abweichungen und deren Ursachen sichtbar und bildet die Grundlage für gezielte Maßnahmen sowie fundierte Forecast-Anpassungen.

3. Liquidität & Cashflow analysieren

Transparenz über Zahlungsfähigkeit und Liquiditätsentwicklung.

Vorgehen in Adam

1. Im Adam Hauptmenü "Analyse "→ "Liquidität" öffnen.
2. Dashboard Liquidität ansehen (grafische Aufbereitung der wichtigsten Kennzahlen wie Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten aus L&L) → Sofern hier Plandaten aus der Bilanz verfügbar sind, in den “Berichteinstellungen” die Plandaten aus dem Forecast einblenden.
3. In die "Bilanz"-Analyse (rechts neben Dashboard) wechseln und für den monatlichen Review ggf. “Berichteinstellungen” wie oben in der Profitabilitäts-Analyse vornehmen.
4. Abweichungsanalyse durchführen: Auffällige Abweichungen bei Liquiditätsbewegungen analysieren und Gründe notieren (z.B. verzögerte Zahlungseingänge, größere Einmalzahlungen wie Steuern oder Investitionen).
5. In die "Cashflow"-Analyse (rechts  neben Bilanz) wechseln und Verlauf des Cashflows über die Monate analysieren und auf Auffälligkeiten checken und ggf. “Berichteinstellungen” wie oben in der Profitabilitäts-Analyse vornehmen.

Die strukturierte Analyse deiner Liquiditätsentwicklung des laufenden Wirtschaftsjahres und des zuletzt verfügbaren Monats verschafft dir einen klaren Überblick über Bankbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten und damit über deine aktuelle Zahlungsfähigkeit. Durch die Gegenüberstellung von Ist- und Forecast-Werten sowie den nachvollziehbaren Cashflow-Verlauf werden Liquiditätsengpässe oder -überschüsse frühzeitig erkannt und bilden die Grundlage für gezielte Maßnahmen und Forecast-Anpassungen.

4. GuV-Forecast aktualisieren

Aktualisierter Forecast bis Jahresende.

Vorgehen in Adam

1. Im Adam Hauptmenü "Planung" → "Forecast" öffnen und in das aktuelle Szenario des Forecasts gehen.
2. Im "Gewinn und Verlust" Forecast die Ist-Werte von Jahresbeginn bis zum aktuellen Monat per „Werte übernehmen“ in den Forecast übernehmen
3. Zukünftige Planmonate anhand der neuesten Informationen und der Abweichungsanalyse in der Profitabilität anpassen, darunter Umsätze, direkte Kosten, Personalkosten (ggf. im Teilplan anpassen) und Fixkosten.
4. Auf „Update Analyse“ klicken, um den Forecast in die Analyse zu übernehmen. 
   

Hinweis: Die Profitabilitäts-Analyse (Schritt 2) muss vor der Aktualisierung des Forecasts erfolgen, sonst werden deine Forecast-Werte überschrieben. „Werte übernehmen“ überschreibt den Forecast mit den Ist-Werten aus der Buchhaltung. „Update Analyse“ spielt den aktuellen Forecast in die Analyse, wodurch eine Abweichungsanalyse zwischen Ist und Forecast nicht mehr möglich ist.

So hast du einen aktualisierten GuV-Forecast bis Jahresende, in den die Erkenntnisse aus der Abweichungsanalyse eingearbeitet sind. Für die Planung kannst du dir außerdem mit Planungsfunktionen helfen.

5. Bilanz-Forecast aktualisieren 

Konsistenter Bilanz- und Cashflow-Forecast (ggf. nur quartalsweise aktualisieren, wenn keine Liquiditätsengpässe).

Vorgehen in Adam

1. Im Adam Hauptmenü in der "Planung" → "Forecast" im aktuellen Szenario bleiben und neben “Gewinn und Verlust” auf die “Bilanz” wechseln.
2. Im "Bilanz" Forecast die Ist-Werte von Jahresbeginn bis zum aktuellen Monat per „Werte übernehmen“ in den Forecast übernehmen
3. Wichtige Bilanzpositionen planen bzw. plausibel fortschreiben. Beispiele:
   1. Anlagevermögen (AV): Abschreibungen reduzieren das AV, geplante Investitionen erhöhen das AV
   2. Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen können über die Funktion der Zahlungsziele geplant werden
   3. Verbindlichkeiten ggü. Kreditinstituten (=Darlehen) werden um die Kredittilgung reduziert
   4. Gewinn- und Verlustvortrag sowie das gezeichnete Kapital werden in der Regel fortgeschrieben, da sie sich im Laufe des Wirtschaftsjahres nicht verändern. Hinweis: Werte, die schwer zu planen sind, können fortgeschrieben werden. Das bedeutet, dass die vorhandenen Zahlen für die Folgemonate übernommen werden, was keine Veränderung in der Bilanz bewirkt.
4. Sobald alle Bilanzpositionen geplant sind, wird im Umlaufvermögen unter "Kasse und Bank" -> “Guthaben bei Kreditinstituten” -> "Manuelle Korrektur" (wenn vorhanden) der Bilanzausgleich mittels Waage Symbol vorgenommen. Die Bankposition fungiert dabei als Ausgleichsgröße, da alle anderen Positionen bereits geplant sind. 
5. „Update Analyse“ klicken, um den Forecast Bilanz in die Analyse zu übernehmen.

Damit hast du eine ausgeglichene Bilanz bis Jahresende, inklusive Forderungen, Verbindlichkeiten, Krediten und Anlagevermögen etc. Sie dient als Basis für den automatisch berechneten Cashflow-Forecast Für die Planung kannst du dir auch hier mit Planungsfunktionen helfen.

6. Cashflow-Forecast prüfen

Verstehen, wie sich der Kontostand über das Jahr entwickelt.

Vorgehen in Adam

1. Im Adam Hauptmenü in der "Planung" → "Forecast" im aktuellen Szenario bleiben und neben “Bilanz” auf “Cashflow” wechseln.
2. Analyse des Cashflows: 
   1. Cashflow aus dem Ergebnis:
      1. Startpunkt ist der Gewinn/Verlust aus der GuV
      2. Abschreibungen werden wieder dazu addiert, weil sie zwar Aufwand, aber keine Zahlung sind
   2. Operativer Cashflow (Working Capital):
      1. Mehr Forderungen = Geld von Kunden ist noch nicht am Konto → Cashflow sinkt
      2. Mehr Verbindlichkeiten = Rechnungen von Lieferanten sind noch nicht bezahlt → Cashflow steigt
   3. Cashflow aus Investitionen:
      1. Investitionen in Anlagevermögen verringern den Cashflow
      2. Desinvestitionen (Verkäufe) erhöhen den Cashflow
      3. Wichtig: Abschreibungen und Anlagevermögen müssen zusammenpassen, sonst entstehen künstliche Cashflow-Effekte
   4. Cashflow aus Finanzierung:
      1. Einlagen & Kredite bzw. Darlehen erhöhen den Cashflow
      2. Tilgungen & Ausschüttungen verringern den Cashflow 
   5. Ergebnis: Die Summe aus allen Cashflows ergibt die Veränderung des Bankkontos – also, wie sich die Liquidität tatsächlich über das Jahr entwickelt.
3. Kritische Monate mit negativen oder sehr niedrigen Beständen identifizieren und Ursachen zuordnen (z. B. hohe Steuerzahlungen, größere Investitionen, Ausschüttungen, Tilgungsspitzen).
4. Ggf. Maßnahmen ableiten (Finanzierung, Verschiebung von Investitionen, Anpassungen im Forecast).

Damit ist dein Cashflow-Forecast bis zum Jahresende konsistent: Die monatlichen Zahlungsströme bilden die Kontostandsentwicklung logisch ab, und potenzielle Liquiditätsengpässe sind durch geplante Maßnahmen abgesichert.