Konsolidierung

Was bringt dir die Konsolidierung? 

Schon bisher konntest du mehrere Firmen bzw. Adam-Accounts in einem einzigen Account konsolidieren und so alle deine Gesellschaften gebündelt auswerten. Das war allerdings nur möglich, indem du die Rohdaten manuell zusammenkopiert und anschließend in einen neuen Account importiert hast.

Diesen Anwendungsfall haben wir automatisiert. Du kannst deinen Konsolidierungs-Account jetzt so konfigurieren, dass er automatisch mit den Daten aus anderen Accounts bestückt wird. Die Daten werden dabei auf Ebene der Buchhaltungskonten aus den Einzel-Accounts in den Konsolidierungs-Account kopiert und so aufbereitet, dass dir trotzdem alle Details bis auf Einzelkonto-Ebene zur Verfügung stehen.

Verfügbarkeit: Diese Funktion ist in allen Paketen mit Ausnahme des Pakets Adam Controlling Sparring aufpreispflichtig. Du hast Interesse, die Funktion zu nutzen? Dann schreib uns unter support@myadam.io.

So funktioniert die automatische Konsolidierung 

Voreinstellungen in der Administration

Das initiale Anlegen eines Konsolidierungs-Accounts übernimmt ausschließlich das Adam-Team – wir richten ihn in wenigen Minuten für dich ein. Wende dich dafür an support@myadam.io.

Sobald dein Konsolidierungs-Account eingerichtet ist, legst du selbst fest, welche Einzel-Accounts (Quell-Accounts) in ihn einfließen. Bei jedem Konsolidierungslauf holt Adam anschließend die Daten dieser Quell-Accounts und überträgt sie in den Konsolidierungs-Account. 

Gehe dazu auf Administration → Konsolidierung und gehe wie folgt vor: 

1.  Klicke auf „+ Tenants hinzufügen“.

2. Wähle die gewünschten Tenants aus, indem du links das jeweilige Häkchen setzt.

3. Gib einen Kontopostfix ein. Damit ergänzt Adam die Kontonummern des Quell-Accounts um dein eindeutiges Kürzel, sodass du im Konsolidierungs-Account jederzeit erkennst, aus welchem Einzel-Account ein Konto stammt.

Hinweis: Unterscheiden sich die Kontonummern der Quell-Accounts in ihrer Länge, füllt Adam sie automatisch mit führenden Nullen auf, damit die Konten korrekt zugeordnet und aggregiert werden. Neue Konten und Kostenstellen, die in den Quelldaten zum ersten Mal auftauchen, werden im Konsolidierungs-Account automatisch angelegt. 

Konsolidierung durchführen 

1. Gehe im Adam-Hauptmenü auf „Datenimport“ → „Konsolidierung starten“. 

2. Wähle im entsprechenden Wirtschaftsjahr den Monat, bis zu dem du konsolidieren möchtest. 

3. Klicke auf „Konsolidierung starten“.

Nach erfolgreichem Lauf erhältst du oben rechts eine kurze Erfolgsmeldung: „Konsolidierung erfolgreich abgeschlossen“.

Zwei Konsolidierungsebenen 

Adam entscheidet zu Beginn jedes Konsolidierungslaufs automatisch, auf welcher Ebene konsolidiert wird. Du musst die Ebene nicht selbst auswählen.

Beleg-/Einzelbuchungsebene wird verwendet, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

• alle Quell-Accounts haben eine Ist-Datenquelle, die die Beleg-/Einzelbuchungsebene unterstützt, und
• alle Quell-Accounts haben ein identisches Wirtschaftsjahr (gleicher Wirtschaftsjahres-Beginn).

In diesem Fall werden die einzelnen Buchungen jedes Quell-Accounts 1:1 in den Konsolidierungs-Account kopiert:

• „Konto“ und „Gegenkonto“ werden um das Herkunfts-Kürzel ergänzt (und bei unterschiedlichen Kontolängen mit führenden Nullen aufgefüllt),
• Kostenstellen werden ebenfalls um das Herkunfts-Kürzel ergänzt – hier jedoch ohne Längenangleichung, da Kostenstellennummern auch innerhalb eines Accounts unterschiedlich lang sein dürfen,
• alle übrigen Buchungsfelder bleiben unverändert,
• Eröffnungsbilanz-Buchungen (EB-Buchungen) werden wie jede andere Buchung mitkopiert.

Der Vorteil: Du behältst im Konsolidierungs-Account die volle Detailtiefe bis auf Einzelbuchungs- und Kostenstellenebene (z. B. für Drill-Down oder eine Kostenstellenauswertung über mehrere Gesellschaften hinweg).

Kontenebene wird verwendet, sobald eine der beiden Voraussetzungen nicht erfüllt ist – also wenn mindestens ein Quell-Account die Beleg-/Einzelbuchungsebene nicht unterstützt oder die Wirtschaftsjahre nicht identisch sind. Dann kopiert Adam die Buchhaltungskonten samt ihrer Monatssalden (mit Postfix, Nullen-Auffüllung und Aggregation) – wie gewohnt.

Hinweis: Beide Ebenen liefern korrekte konsolidierte Auswertungen. Die Beleg-/Einzelbuchungsebene bietet zusätzlich die volle Buchungs- und Kostenstellen-Detailtiefe, ist aber an die beiden oben genannten Voraussetzungen gebunden.

Unterschiedliche Wirtschaftsjahre

Haben deine Accounts unterschiedliche Wirtschaftsjahres-Beginne, ist das für die Konsolidierung auf Kontenebene kein Problem:

• Monatssalden sind periodengebunden und werden unabhängig vom Wirtschaftsjahr korrekt pro Monat aufsummiert.
• Eröffnungsbilanzen lassen sich dagegen nicht 1:1 übertragen, weil sie am jeweiligen Wirtschaftsjahres-Beginn hängen. Adam übersetzt die Eröffnungsbilanz eines Quell-Accounts deshalb automatisch und pro Buchhaltungskonto auf den Wirtschaftsjahres-Beginn des Konsolidierungs-Accounts. Dazu kombiniert Adam die bekannte Eröffnungsbilanz des Quell-Accounts mit den dazwischenliegenden Monatssalden – je nach Datenlage wird ausgehend von der nächsten zukünftigen EB zurückgerechnet oder von der letzten vergangenen EB vorgerechnet.

Diese Übersetzung läuft vollautomatisch; du musst nichts manuell nachrechnen. Ändern sich Quelldaten (z. B. ein EB-Wert, ein Monatssaldo oder die Wirtschaftsjahres-Konfiguration), wird die Eröffnungsbilanz beim nächsten Lauf automatisch neu berechnet.

Hinweis: Die Beleg-/Einzelbuchungsebene setzt identische Wirtschaftsjahre voraus. Sind die Wirtschaftsjahre unterschiedlich, konsolidiert Adam automatisch auf Kontenebene inklusive der oben beschriebenen Eröffnungsbilanz-Übersetzung.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Um eine Konsolidierung auszuführen, benötigst du die Rolle Account Administrator – sowohl auf dem Konsolidierungs-Account als auch auf allen beteiligten Quell-Accounts. Fehlt die Rolle auf einem der beteiligten Accounts, lässt sich der Lauf nicht starten.

Aktualisierung der konsolidierten Daten

Ändern sich die Ist-Daten eines Quell-Accounts (z. B. durch einen erneuten Import), aktualisierst du den Konsolidierungs-Account, indem du die Konsolidierung erneut ausführst. Der Konsolidierungs-Account gibt dann den aktuellen Stand der Quelldaten wieder.

Du möchtest die Konsolidierung einrichten oder freischalten lassen? Schreib uns an support@myadam.io oder komm in die nächste offene Sprechstunde.